In deinem Alltag begegnet dir wahrscheinlich eine große Anzahl an Dokumenten, die verwaltet werden will. Dabei liegen in der Regel Originaldokumente, Kopien und Abschriften vor. Die schiere Menge an verschiedenen Dokumenten beeinträchtigt allerdings entsprechend die Übersicht und somit steckst du viel Zeit in die Suche nach bestimmten Dateien. Um eben diese Zeit zu sparen und damit nichts verlorengeht, solltest du dich mit der Integration eines Dokumentenmanagementsystems auseinandersetzen.
Was genau umfasst das Dokumentenmanagement?
Das Dokumentenmanagement umfasst die Organisation, Verwaltung und letztlich auch die Speicherung von Dokumenten. Sie beschreibt also einen systematischen Prozess, der im Bestfall deutlich mehr Ordnung in die Verwaltung bringt.
Inzwischen arbeiten viele Firmen mit vielen verschiedenen Dokumenten, die meist digital vorliegen. Neben Verträgen betrifft das auch Rechnungen und Angebote an Kunden. Ein gut gestaltetes Dokumentenmanagement hilft Unternehmen, trotz der Masse an Dokumenten nicht den Überblick zu verlieren.
Warum Unternehmen auf ein Dokumentenmanagementsystem setzen
Wenn du ein Dokumentenmanagementsystem in deine Firma integrierst, entstehen damit diverse Vorteile. Zu diesen zählt unter anderem eine effiziente Organisation von Dokumenten, die dir wiederum hilft, schnell die benötigte Datei zu finden. Das ist unternehmensintern wie auch -extern praktisch und stellt sicher, dass du dich entspannter auf eine potenzielle Betriebsprüfung vorbereitest.
Des Weiteren ist häufig eine optimierte Zusammenarbeit im Team erkennbar, weil der Austausch untereinander und der Zugriff auf aktuell zu bearbeitende Dokumente erleichtert werden. Mehrere Mitarbeiter arbeiten beispielsweise problemlos zur selben Zeit am selben Dokument.
Ferner gibt es keine Standortbindung für Mitarbeiter und Verantwortliche. Sie greifen stattdessen von überall aus auf das System zu, insofern sie über eine zuverlässige Internetverbindung verfügen. Da immer der aktuelle Bearbeitungsstand gespeichert wird, fängt ein Mitarbeiter dort an, wo ein anderer aufgehört hat. Klare Effizienzgewinne und mitunter deutliche Kosteneinsparungen sind die Folge.
Dokumente digitalisieren
Auch heutzutage liegen einige Dokumente noch in physischer Form vor. Für eine bessere Übersicht sollten allerdings sämtliche Papierdokumente digitalisiert und im System abgespeichert werden. Das spart Platz und garantiert, dass Mitarbeiter von überall aus Zugriff auf das jeweilige Dokument haben.
Zeitgemäße Dokumentenmanagementsysteme verfügen in der Regel über eine sogenannte OCR-Erkennung. Diese erkennt den Text innerhalb des Dokuments und entnimmt sämtliche relevante Daten. Das bedeutet, dass Mitarbeiter wichtige Informationen nicht mehr händisch abtippen und ins System übertragen, was wiederum Zeit spart und eine Reduzierung der Fehleranfälligkeit mit sich bringt. Bei einer maschinellen Übertragung von Daten entstehen schließlich keine Tipp- und Schusseligkeitsfehler.
Darum sind PDFs eine sinnvolle Lösung
PDFs werden gerne genutzt, um Dokumente zu digitalisieren. Schließlich handelt es sich um ein einheitliches Format, das auf unterschiedlichen Geräten auf dieselbe Weise dargestellt wird. PDFs eignen sich obendrein gut für die langfristige Archivierung und außerdem lässt sich das Format mit verschiedenen Tools unkompliziert weiterverarbeiten. Nutzer haben beispielsweise die Möglichkeit, über Anbieter wie Smallpdf Seiten aufzuteilen und auf diese Weise gezielt bestimmte Seiten des PDFs zu entfernen und einzeln abzuspeichern.
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