Zeiterfassung

Arbeitszeiterfassung ist ein komplexes Thema. Welche Systeme zur Zeiterfassung es generell gibt und was Sie bei der EinfÜhrung von Zeiterfassung beachten sollten, erfahren Sie hier.

Zeiterfassung – die Situation

Sie wollen Ihre eigene Arbeitszeit oder die Ihrer Beschäftigten kontrollieren und dabei alle Besonderheiten Ihres Unternehmens berücksichtigen? Je nach Unternehmensart können Sie heute auf unterschiedliche Methoden der Zeiterfassung zurückgreifen.

Zeiterfassung – was ist das?

Irgendwann fängt die Arbeit an, aber wann? Und wann hört sie auf oder wird unterbrochen? Sind Ihre Beschäftigten überhaupt am Arbeitsplatz? Eine gute Zeiterfassung besteht aus Planung und Kontrolle, aus Datensicherung und Korrekturen, ist sicher und stabil, kann mit einer Zutrittskontrolle kombiniert werden und hat synchronisierte Management-Werkzeuge (Software). Entweder durch passive Beobachtung oder durch aktive Registrierung (Terminal, Arbeitsplatz, mobile Meldung) erkennen Sie die Arbeitszeit. Die eingehenden Daten können mit Ihrer üblichen Verwaltungssoftware weiterverarbeitet werden oder harmonisieren wenigstens in der Bedienung mit Ihren Gewohnheiten (etwa via Standard-Webbrowser). Die Beschäftigten selber haben keine besondere Mühe mit der Registrierung an den Terminals, so dass die Zeiterfassung nur so wenig Zeit wie möglich in Anspruch nimmt. Gleitzeit und Kernzeit, Teilzeit und weitere aktuelle Arbeitsweisen (Zeitkonto) können mit moderner Zeiterfassung sicher gehandhabt werden. Sie wissen vielleicht nicht, wie spät es ist, aber die Zeiterfassung weiß, wie lange, wo und woran Sie gearbeitet haben. Die detaillierte Zeiterfassung unterstützt Sie beim Erstellen der Kostenrechnung für Ihre Kunden.

Zeiterfassung – andere Unternehmen, andere Sitten

Wenn Sie sich für eine Zeiterfassung entschieden haben oder gesetzlich dazu verpflichtet sind, müssen Sie den notwendigen Umfang der Zeitbewirtschaftung und Zeitkontrolle prüfen. Ihr Unternehmen hat charakteristische Arbeitsabläufe und die Zeiterfassung muss bei aller Komplexität stets unauffällig sein und darf nicht stören. Außerdem kann es möglich sein, dass durch eine moderne Zeiterfassung der Verwaltungsaufwand erheblich sinkt, weil sie nur jeweils einmal geschieht und automatisch weiterverarbeitet wird. Bei projektbezogener Arbeitsweise kann es sein, dass einige Arbeiten und Positionen mehreren Projekten zugeordnet werden und die Kosten gesplittet werden müssen. Wer steigt da noch durch? Hier sind inzwischen viele Anbieter der Zeiterfassung mit entwickelten Lösungen am Markt und können Sie beraten. Mobile Arbeitsweisen (Handwerker, Montage, Baustellen) können heute mit Handy zeitlich gemessen werden. Die Arbeitszeiterfassung kann bei Computer-Arbeitsplätzen auch direkt am Computer geschehen (Call-Center). Heime, öffentliche Verwaltung, Gastronomie, Handel, Logistik, Industrie im weitesten Sinne, Finanzdienstleister und Versicherungen wollen bei der Zeiterfassung die Unterschiede von Innen- und Außendienst berücksichtigen oder arbeiten projektorientiert und mit sensibler Einsatzplanung (Pflegedienst, Krankenhaus).

Zeiterfassung – was macht der Beschäftigte

In der stationären Zeiterfassung findet der Beschäftigte einen Terminal, wo er mit Stechkarte an einer Stechuhr oder Stempeluhr seine Anwesenheit meldet. Diese ältere Zeiterfassung muss aufwändig weiterverwaltet werden. Diese Lösung stellt auch nicht immer sicher, dass der Beschäftigte mit dem Inhaber der Karte identisch ist. Moderne Lösungen sind an individuelle Merkmale oder Ausweise (Chipkarte) gebunden und schützen besser vor Betrug. Die Zeiterfassung kann durch Lösungen mit Fingerabdruck und Transpondern noch enger an die Person gebunden werden. Zur Sicherheit der Personenerkennung kommt außerdem der geringe Verschleiß des Messgerätes (Lesestift). Die Zeiterfassung kann an andere Ereignisse wie etwa das Öffnen von Schlössern gekoppelt werden. In der mobilen Zeiterfassung kann das Handy oder das dienstliche Notebook über Internet genügen. Abteilungsleiter und Kostenstellenleiter können bedarfsgerecht handeln und entlasten aufwändige Verwaltungsprozesse.

Zeiterfassung – die Anbieter

Auf der Anbieterseite moderner Zeiterfassung begegnen Ihnen modulare oder hochkomplexe Systeme. Einige Systeme können mit Ihrem Unternehmen flexibel mitwachsen und sich Ihnen anpassen. Demo-Versionen können Sie per Internet kennen lernen und ausprobieren. Sie werden mit Supports (Lehrgänge) und Updates (etwa Feiertagsanpassungen) versorgt und man reagiert mit Ihnen auf geänderte Gesetzeslagen. Ihnen werden Web-Schnittstellen angeboten, so dass Sie die Zeiterfassung über Internet weltweit verfolgen und sogar konfigurieren können. Schnittstellen für gebräuchliche Software (etwa SAP oder Server-Betriebssysteme) stellen die Integration der Zeiterfassung in Ihr Unternehmen sicher. Beim Handy unterstützen spezielle Methoden die mobile Zeiterfassung.