Was ist eine Qualifikationsmatrix?

Durch die Digitalisierung stehen Unternehmen wie Organisationen vor neuen Herausforderungen, die aber auch neue Chancen mit sich bringen. Allerdings gilt es auch, dem Wettbewerbsdruck Stand zu halten und die veränderten Ansprüche von Kunden und Geschäftspartnern nicht aus den Augen zu verlieren.

Eine der wesentlichen Säulen hierfür ist qualifiziertes Personal, das in Zeiten des Fachkräftemangels nicht leicht zu finden ist. Umso wichtiger ist es, die eigenen Mitarbeitenden zu kennen und deren Skills bei Bedarf zu entwickeln.

Wie gut ist das eigene Team?

Auch in einer immer digitaleren Welt sind geschulte Mitarbeitende eine tragende Säule des Unternehmens. Anhand einer Skill Matrix lässt sich genauer darstellen, welche Kompetenzen im eigenen Team vorhanden sind. Diese gehen oftmals über das absolvierte Studium oder die Ausbildung hinaus. Bei der Ausübung des Jobs oder im privaten Bereich erworbene Kenntnisse können sich für die Zukunft des Betriebes als entscheidender Vorteil erweisen.

Die Qualifikationsmatrix ist daher für die Arbeitsplanung ein unschätzbar wichtiges Tool. Denn es bietet die Möglichkeit, die im Tagesgeschäft anfallenden Aufgaben adäquat an die kompetentesten Mitarbeitenden zu verteilen. Außerdem erlaubt es eine vorausschauende Planung. Wenn im Unternehmen neue Projekte anstehen, können Bedarfslücken frühzeitig erkannt und geschlossen werden – entweder durch die Rekrutierung neuer Mitarbeitender oder durch eine Weiterqualifizierung von Leuten aus dem eigenen Team.

Warum erfordert das Skill Management eine gute Softwarelösung?

Die Strategie eines jeden Unternehmens kann man in einzelne Projekte unterteilen. Die Vielfalt aller Vorhaben bildet das Portfolio des Unternehmens, das ein gutes Management erfordert. Dazu gehört es beispielsweise, jedes Projekt mit einem Budget und dem besten Team auszustatten. Eine Software gewährleistet, dass dies reibungslos und sinnvoll funktioniert: Sie bietet dein Überblick über alle im Unternehmen verfügbaren Skills und Ressourcen. Kurz gesagt: Die Frage, welche Teammitglieder zu welchem Zeitpunkt für welches Projekt eingeplant werden können, lässt sich sprichwörtlich auf einen Blick beantworten. Mit diesem Wissen steht das Projektmanagement auf einem stabilen Fundament. Nicht selten liegt genau darin der Unterschied zu den Wettbewerbern.

Welche Arbeiten lassen sich mit einer Skill Management Software erledigen?

Eine Skill Management Software mit quantitativer Kapazitätsplanung ist für ein sinnvolles Projektmanagement unverzichtbar. Die Software beantwortet also die Frage, wer zu welchem Zeitpunkt welche Aufgaben erledigt. Dabei ist es elementar, auch die Qualifikationen der Mitarbeitenden zu erfassen, um diese in die Planung des Portfolios von Beginn an einfließen zu lassen.

Dabei wird zwischen Haupt- und Nebenqualifikationen unterschieden: Wenn Heinz Mustermann über einen gültigen Führerschein für Lkw verfügt, kann er den firmeneigenen Messestand bis nach Sevilla fahren. Aber auch Britta Beispiel hat eine Fahrerlaubnis für Lastwagen, außerdem spricht sie fließend spanisch. Somit ist auf den ersten Blick ersichtlich, dass die Tour an Britta vergeben wird, während man für Heinz eine andere Tätigkeit vorsehen kann.

Im Rahmen der betrieblichen Zukunft sollte generell weit im Voraus feststellbar sein, inwieweit das angedachte Vorhaben und das gegenwärtige Team zusammenpassen. Bei erkennbaren Lücken kann man

• zusätzliches Personal einstellen, um die verfügbaren Skills zu erweitern,
• bereits eingestellte Teammitglieder zielgenau schulen oder
• das angedachte Projekt an die aktuelle Situation anpassen.

Bei der letztgenannten Option handelt es sich in vielen Fällen um einen Rückschritt. Natürlich sollte man keine Luftschlösser bauen, die mit den eigenen Mitteln und dem verfügbaren Team unerreichbar bleiben. Doch ohne ambitionierte Projekte kann man in einem harten Wettbewerb nicht lange bestehen.

Fazit: Eine Skill Matrix ist (fast) immer unverzichtbar

Im kleinen, inhabergeführten Handwerksbetrieb mag es noch möglich sein, die Qualifikation des Teams beim Feierabendbier zu durchleuchten. Doch schon bei kleinen Mittelständlern ist es fast unmöglich, alle Haupt- und Nebenqualifikationen der Mitarbeitenden lückenlos zu überblicken. In größeren Betrieben ist es sogar vollkommen ausgeschlossen. Doch gerade hier liegt in den Skills möglicherweise der entscheidende Wettbewerbsvorteil, der sich im Sinne des Unternehmens nutzen und entwickeln lässt.